KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU AYDINLATMA METNİ

1. AMAÇ

HGL Gümrük Müşavirliği Lojistik ve Dış Tic. A.Ş. (“HGL”) olarak kişisel verilerinizin gizliliğine saygı duymakta, veri güvenliğine önem vermekte olup bu husus şirketimizin öncelikleri arasındadır. Bu kişisel verilerin işlenmesi ve korunması amacı ile müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, web sitesi kullanıcılarının, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, HGL eski çalışanlarının, stajyerlerinin, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, iş ortaklarımızın, grup şirket çalışanlarımızın, ziyaretçilerimizin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere göre toplanması, işlenmesi ve korunması ilkelerini benimsiyoruz.

Bu nedenle de; kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi, kimlerle paylaştığımızı ve haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi  açıklayan bu metni dikkatlice okumanızı öneriyoruz.

Hizmetlerimizden faydalanan kişiler dâhil, HGL ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak, hukuka ve dürüstlük kuralına uyun olmak kaydıyla belirli açık ve meşru amaçlarla kaydedilebilecek, saklanabilecek, güncellenebilecek ve mevzuatın izin verdiği çerçevede, şirketimizle ilişkiniz sürdüğü müddetçe işlenebilecek ve 3. Kişilerle paylaşılabilecektir.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda tanımlı şekli ile HGL olarak, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, sizlerden elde ettiğimiz bilgileri sizlerle ilişkimiz kapsamında belirlenmekteyiz.

2. TANIMLAR

İşbu aydınlatma metninde geçen;

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi.

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “KVKK”: 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’ de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

• Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu,

• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi.

• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

• İrtibat Kişisi: Kurumla ve ilgili kişilerle irtibatı sağlayan kişi. İrtibat kişisi Veri Sorumlusu’nun temsilcisi değildir. İrtibat kişisi Veri sorumlusu adına işlem yapma yetkisine sahip olmayıp Kurum’dan gelecek taleplerin tebliğ edildiği kişidir. (Veri Sahiplerinden gelecek soru ve taleplerde değerlendirme makamı olmayıp yalnızca irtibatı sağlayıcı pozisyondadır.)

ifade eder.

• HGL: HGL Gümrük Müşavirliği Lojistik ve Dış Tic. A.Ş.

3. VERİ SORUMLUSU

Veri Sorumlusu : HGL Gümrük Müşavirliği Lojistik ve Dış Tic. A.Ş.

İrtibat Kişisi : Kemal Aktuna

Telefon :  0212 875 77 00

Email : kemal.aktuna@hgl.com.tr

4. UYGULAMA

HGL Gümrük Müşavirliği Lojistik ve Dış Tic. A.Ş. olarak;

Müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, web sitesi kullanıcıları, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, HGL eski çalışanları, stajyerleri, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, iş ortaklarımız, grup şirket çalışanlarımız, ziyaretçilerimiz ve 3. kişiler ile ilgili, uhdemizde bulunan kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuatlar çerçevesinde güvence altına alınması, toplanması, işlenmesi, aktarılması ve imhası konusunu önemsemekteyiz.

Bu çerçevede, bizimle paylaştığınız kişisel verilerinizi 6698 KVKK’ ya uygun şekilde, faaliyet ve amaçlarımız ile sınırlı, ilgili ve ölçülü olarak işleyebilecek, yurt içi ve yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilecek, saklayabilecek, profilleme için kullanılabilecek ve sınıflandırılabilecektir.

1. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı

6698 KVKK’ nın 4., 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verileriniz;

Kanunlarda açıkça öngörülen hallerde, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla ilgili olarak, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olarak, meşru menfaatlerimiz için veya tarafınızca (ilgili kişilerce) alenileştirilmiş olması koşuluyla, işleme şartları olmadığı takdirde açık rıza ile işlenebilecektir. Ayrıca işlenen tüm kişisel verileriniz;

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun,

• Doğru ve güncel,

• Belirli açık ve meşru amaçlar için,

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak,

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir.

Kişisel verileriniz şirketimiz tarafından, kalitemizden ödün vermeden aşağıdaki amaçlar için işlenebilecektir;

• Müşteri kayıtları oluşturulması ve yürütülmesi

• Müşteri iletişim bilgilerinin güncellenmesi,

• Müşteri ilişkilerinin yürütülmesi ve kurumsal yönetim faaliyetlerinin takibi,

• Müşteri talep ve şikâyetlerinin yönetimi ve takibi,

• Müşteriye telefonda destek verilmesi,

• Müşterilerimiz olarak sizinle hizmet, hizmet sonrası destek gibi sözleşmesel süreçlerin kurgulanması, gerekli olan tüm işlemlerin icrası ve takibi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ve operasyonel süreçlerin planlanması ve icrası,

• İş Sürekliliğinin sağlanması,

• Hizmet/Satış ve satın alma süreçlerinin yürütülmesi,

• İlgilenilen hizmetler hakkında iletişime geçilmesi,

• Müşteri adına gerekli üyeliklerin yapılması,

• Gümrük Beyannamelerinin hazırlanması,

• Burs verme işlemleri,

• Kurye süreçleri

• Teşvik işlemlerinin yapılabilmesi

• Onaylanmış kişi statü belgesinin alınması,

• Uzlaşma işlemleri,

• Vekaletname işlemleri,

• İş ortakları, bayiler veya tedarikçiler ile yürütülen işlerin planlanması ve takibi

• Hukuki süreçlerin ve resmi kurumlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası,

• Hukuki ve ticari güvenliğin temini

• Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi,

• Ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,

• Pazar araştırmalarının yapılması,

• Ürün ve Hizmetlere bağlılığın sağlanması ve/veya artırılmasına yönelik aktivitelerin planlanması ve düzenlenmesi,

• İş ve operasyonların sürdürülmesi,

• Müşteri bazlı gelişmeler hakkında bilgi alınarak verim raporlarının oluşturulması ve güncellenmesi

• Ürün ve Hizmetlere bağlılığın sağlanması ve/veya artırılmasına yönelik aktivitelerin planlanması ve düzenlenmesi,

• Şirket faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülmesi,

• Hizmete bağlı faturalandırma faaliyetleri dâhil olmak üzere, mali, muhasebesel ve finansal işlemlerin yürütülmesi, risk yönetimin gerçekleştirilmesi,

• İç denetim süreçlerinin yürütülmesi,

• İlgili/yetkili kamu kuruluşlarına bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesi,

• İş ve staj başvuru ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

• Fiziksel güvenlik süreçlerinin yürütülmesi,

• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, bilgi teknolojilerinin alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,

• Risk yönetiminin yapılması,

• Loglama faaliyetleri,

2. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaç ve kapsamda sözlü, yazılı veya elektronik olarak tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi şeklinde toplanabilir.

Ticari süreçlerin yürütülmesi faaliyetleri çerçevesinde; iletişim formları, kartvizitler, tedarikçi bilgi talep formları, diğer ticari belgeler, ödeme bilgi ve belgeleri, kıymetli evraklar, çalışan ve stajyer aday başvuru formları, özgeçmişler, elektronik posta, internet sitesi, çeşitli sözleşmeler, tüketici şikayet formları, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, diğer 3. Kişiler de dahil olmak üzere şirketimiz dışından da elde edilebilecek şekilde çeşitli yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

3. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz; verilerin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi, veri güvenliği tedbirlerinin alınarak, yukarıda sayılan amaçlar dâhilinde, KVKK ve yürürlükte olan mevzuata uygun olarak, HGL ile birlikte sorumlu olmak üzere;

Yasal mevzuattan kaynaklı yükümlülükler ve ihtiyaçlar gereği yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, finansal riskleri değerlendirmek amacı ile aracı finans kuruluşlarına, denetim süreçlerinin yürütülmesi amacı ile bağımsız denetim firmalarına, iş seyahatleri ve organizasyon, , tedarikçilerimize, hissedarlarımıza ve iş süreçlerimizde destek aldığımız yerel/uluslararası kuruluşlara, bağlı ortaklıklar ve/veya doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı HGL olarak faaliyetleri yürütmek üzere ilgili sözleşmeler kapsamında hizmet alınan işbirliği içinde olunan yurtiçi/yurtdışı kuruluşlar ve diğer 3. Kişilere aktarılabilecektir.

4. Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Mevzuat gereği ilgili kişisel veriler belirli sürelerle saklanmak zorundadır. Bu nedenle kişisel verilerin mevzuata uygun şekilde ve gerekli sürede saklamak şirketimizin sorumluluğundadır. Bu saklama süreleri hazırlanan kişisel veri envanterinde veri bazında ayrıntılı şekilde tanımlanmıştır. Kişisel veriler mevzuatta öngörülen veya amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilir. Veriler fiziki veya elektronik ortamda saklanır. Verilerin saklanması ve muhafazası için gereken güvenlik tedbirleri alınmış ve güvenli ortam şirketimizce sağlanmıştır. Saklama süresi sona eren kişisel veriler 6 aylık periyotlarda imha edilir. (silme/yoketme/anonim hale getirme)

5. İlgili Kişi Olarak Haklarınız

6698 KVKK’ nın 11. maddesi çerçevesinde,

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi içeren dilekçe ya da www.hgl.com.tr adresinde ki Bilgi Talep Formu’nu doldurmak suretiyle;

• Başvurucunun kimlik ve adres bilgilerini içerecek, (Kimliğinizi ispat edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.),

• Talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olacak,

• Başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilecek,

• Talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olacak şekilde aşağıda ki yöntemlerden birisini kullanarak iletebilirsiniz.

Yukarıda ki madde kapsamında talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede (en geç 30 gün içinde) ücretsiz olarak veya KVK Kurulu’nun belirleyeceği ücret tarifesinde ki koşullara göre sonuçlandıracaktır.

İlgili kişi olarak, 6698 Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 14. maddesi gereğince, başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün veya her hâlde kişinin onayı ile başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.

6698 KVKK’nun 28/2 maddesi uyarınca; aşağıda belirtilen durumlarda kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, yukarıda belirtilen diğer haklarını ileri süremezler:

• Kişisel veri işlemenin, suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

5. DİĞER HUSUSLAR

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili Aydınlatma Metni kapsamındaki süreçlerde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikli olarak uygulanacaktır.

Aydınlatma Metni internet sitesinde “www.hgl.com.tr” yayımlanarak ilgili kişilerin erişimine sunulmaktadır. Değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla Aydınlatma Metninde değişiklik ve güncellemeler yapılabilecek olup yukarıda yazılı internet sitesi üzerinden ilgili kişilere sunulabilecektir.

HGL Gümrük Müşavirliği Lojistik ve Dış Tic. A.Ş.

Bilgi Talep Formu